Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung Aiothek
Stand: 27.01.2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Sebastian Rottschy Aufbau und Betrieb von KI-Assistenten für Unternehmen
Alt Bossel 5a
45549 Sprockhövel
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
info@aiothek.de
3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Der Schutz personenbezogener Daten hat für Aiothek einen hohen Stellenwert. Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Einklang mit der
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften verarbeitet.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – je nach Zweck – auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen)
– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
5. Datenverarbeitung beim Besuch der Website
5.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erhoben und gespeichert. Dies sind insbesondere:
– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– aufgerufene Seite/Datei
– Referrer-URL
– verwendeter Browser und Betriebssystem
– Hostname des zugreifenden Geräts
Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der technischen Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit der Website.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Logfiles werden regelmäßig gelöscht.
5.2 Hosting
Die Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet:
IONOS SE,
Elgendorfer Straße 57,
56410 Montabaur,
Deutschland.
Mit dem Hosting-Provider wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
6. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Kontaktformular)
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular werden die übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage)
verarbeitet, um die Anfrage zu bearbeiten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der Anfrage).
Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Vertrags- und Geschäftsdatenverarbeitung (B2B)
Im Rahmen von Vertragsverhältnissen mit Geschäftskunden verarbeitet Aiothek personenbezogene Daten von Ansprechpartnern (z. B. Name, Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten).
Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten).
8. Einsatz von KI-Systemen und KI-Voice-Agents
8.1 Art der verarbeiteten Daten
Je nach Einsatzfall können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
– Kommunikationsdaten (z. B. Telefonaufzeichnungen, Gesprächsinhalte)
– Kontakt- und Identifikationsdaten
– Metadaten der Kommunikation
8.2 Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, zum Betrieb und zur Optimierung KI-gestützter Systeme, insbesondere von KI-Voice-Agents und Automatisierungslösungen.
8.3 Rolle von Einzelunternehmer Sebastian Rottschy
Das Einzelunternehmen „Sebastian Rottschy – Aufbau und Betrieb von KI-Assistenten für Unternehmen“ (im Folgenden „Aiothek“) agiert je nach Vertragsgestaltung entweder
– als Verantwortlicher oder
– als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.
Im Falle der Auftragsverarbeitung wird ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
8.4 Hinweis zu automatisierten Entscheidungen
Die eingesetzten KI-Systeme dienen der Unterstützung menschlicher Entscheidungen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit Rechtswirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO
findet nicht statt, sofern nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart.
9. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Soweit Aiothek personenbezogene Daten im Auftrag von Kunden verarbeitet, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO
und nach dokumentierten Weisungen des Kunden.
10. Einsatz von Subunternehmern und Drittanbietern
Zur Leistungserbringung setzt Aiothek ausgewählte Subunternehmer sowie Drittanbieter (z. B. Cloud-, API- oder Telefoniedienstleister) ein.
Diese werden vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet.
11. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, sofern die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere
durch Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.
12. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Fristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt.
13. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben folgende Rechte:
– Auskunft (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
– Löschung (Art. 17 DSGVO)
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
– Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
14. Widerrufs- und Widerspruchsrechte
Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Widersprüche gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen sind jederzeit möglich.
15. Datensicherheit
Aiothek trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung
zu schützen. Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und angepasst.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Aiothek behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.